↩️ RMA - Retours fournisseurs
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TL;DR
RMA (Return Merchandise Authorization) vous permet de gérer les retours de produits défectueux, endommagés ou incorrects vers vos fournisseurs. Contrôlez l’ensemble du cycle : demande, autorisation, expédition et crédit/remplacement.
A quoi ça sert ?
Quand avez-vous besoin d'un RMA :
- 📦 Vous avez reçu un produit endommagé lors du transport
- 🔧 Le produit est défectueux en usine
- ❌ Ils vous ont envoyé une mauvaise référence
- 📅 Produit expiré ou sur le point d'expirer
- 💰 Le fournisseur a accepté le retour commercial
Ce que le système contrôle :
- ✅ Inventaire réservé (non disponible à la vente)
- ✅ Statut de retour
- ✅ Documents d'expédition
- ✅ Crédits reçus ou échanges de produits
🟢 Créez un RMA simple
Étape 1 : Localisez le produit
- Accédez à Achats → RMA → Nouveau RMA
- Ou depuis détail du produit → ↩️ Demander un retour
- Recherchez le produit à retourner :
- Par code barre
- Par nom
- Par numéro de bon de livraison d'achat
Étape 2 : Définir la raison
Complétez les informations de retour :
| Champ | Que porter | Exemple |
|---|---|---|
| Fournisseur | À qui retournez-vous | PoolTech S.L. |
| Raison | Pourquoi le retournez-vous | Produit défectueux |
| Quantité | Combien d'unités | 2 |
| Lot | Numéro de lot concerné | LOT-2025-A123 |
| Bon de livraison d'origine | Quand l'as-tu acheté | ALB-2025-0045 |
| Description | Détails du problème | "La pompe ne démarre pas, elle fait du bruit mais elle n'aspire pas" |
Étape 3 : Photos/documentation
Joindre des preuves :
- 📸 Photo des dégâts visibles
- 📸 Photo de l'étiquette du produit
- 📸 Photo de l'emballage (si endommagé)
- 📄 Bon d'achat scanné
💡 Les photos accélèrent grandement l'acceptation du RMA par le fournisseur
🟡 États RMA
Un RMA passe par ces états :
🟡 BORRADOR
└─ Estás preparando la solicitud
└─ El producto sigue en stock disponible
🟠 PENDIENTE AUTORIZACIÓN
└─ Enviada al proveedor
└─ Producto reservado (no se puede vender)
🟢 AUTORIZADO
└─ Proveedor acepta la devolución
└─ Te da número de autorización
🔵 EN TRÁNSITO
└─ Has enviado el producto
└─ Agencia de transporte lo tiene
✅ RECIBIDO/CREDITADO
└─ Proveedor confirmó recepción
└─ Has recibido el crédito o el cambio
❌ RECHAZADO
└─ Proveedor no acepta la devolución
└─ Debes revisar el motivo🔴 RMA complexe : plusieurs produits
Lorsque vous devez retourner plusieurs produits d’un même fournisseur :
- Dans le RMA, cliquez sur ➕ Ajouter un autre produit
- Répétez le processus pour chaque référence
- Ils doivent tous provenir du même fournisseur
RMA #RMA-2025-012 - Proveedor: PoolTech S.L.
Productos a devolver:
├─ Bomba 1CV (REF: BOM-001) - Cant: 1 - Defectuosa
├─ Filtro arena 500 (REF: FIL-500) - Cant: 1 - Dañado en transporte
└─ Cloro granulado 5kg (REF: CLG-5K) - Cant: 3 - Caducado
Total ítems: 5 unidades
Valor estimado: 450,00 €💰 Types de résolution
Le fournisseur peut résoudre le RMA de plusieurs manières :
| Tapez | Quoi de neuf | Quand utiliser |
|---|---|---|
| Crédit | Ils vous paient de l'argent | Vous n'avez plus besoin du produit |
| Changer | Ils vous envoient un nouveau produit | Vous avez besoin de la même référence |
| Changer pour similaire | Remplacement par une autre référence | Ils ne fabriquent plus ce modèle |
| Réparation | Ils le réparent et vous le rendent | Produit de grande valeur |
| Remise | Ils vous font un prix pour le défaut | Défaut mineur, vous vous engagez à le conserver |
📦 Gestion des expéditions
Lorsque le prestataire accepte :
- Le système génère une étiquette d'expédition (si fournie par le fournisseur)
- Ou imprimez la note de départ du RMA
- Vous préparez le colis avec :
- Produit dans son emballage d'origine (si possible)
- Copie du RMA imprimé
- Etiquette d'autorisation du fournisseur
Suivi
- Notez l'agence de transport et le numéro de suivi
- Le système peut suivre automatiquement certaines agences
- Changez le statut en "En transit" lorsque l'agence récupère
📊 Rapports et contrôle
RMA en attente
Accédez à Achats → RMA → En attente pour voir :
- Quels retours attendez-vous pour autoriser ?
- Quelles expéditions avez-vous en transit
- Quels crédits attendez-vous ?
Historique par fournisseur
Consultez l'historique pour négocier de meilleures conditions :
RESUMEN RMAs 2024 - PoolTech S.L.
Total RMAs: 12
Motivos:
├─ Defecto fábrica: 5 (42%)
├─ Daño transporte: 3 (25%)
├─ Caducado: 2 (17%)
└─ Error pedido: 2 (16%)
Tiempo medio resolución: 8 días
Valor total devuelto: 2.340 €💡 Conseils de pro
💡 Lire la politique de retour Chaque fournisseur a des délais (30 jours, 90 jours...). Ne laissez pas le temps passer ou vous perdrez ce droit.
💡Photos immédiates Si le transport laisse le colis endommagé, prenez des photos AVANT ouverture. Certains prestataires se plaignent auprès de l'agence.
💡 Beaucoup de choses sont importantes Indique toujours le lot. Un fournisseur peut avoir un lot défectueux et accepter plus facilement les retours.
💡 Négocier les conditions Si vous envoyez de nombreux RMA à un fournisseur, demandez de meilleures conditions : autorisation préalable, retrait dans votre entrepôt, etc.
❓ Questions fréquemment posées
Combien de temps faut-il pour résoudre un RMA ? Cela dépend du fournisseur :
- Autorisation : 24-72h
- Ramassage/expédition : 2-5 jours
- Réception et crédit : 3-10 jours
Total estimé : 1 à 3 semaines
Puis-je annuler un RMA ? Uniquement en statut « Brouillon » ou « En attente d'autorisation ». Si vous êtes déjà autorisé, contactez le fournisseur.
Qu'arrive-t-il au stock pendant la RMA ? Le produit est "réservé" (il n'apparaît pas comme disponible mais est toujours dans votre entrepôt). Lorsqu’il est expédié, il bénéficie définitivement d’une réduction.
Que se passe-t-il si le fournisseur refuse le RMA ? Vous pouvez :
- Accepter et conserver le produit
- Demander un examen avec plus de preuves
- Escalader vers la direction commerciale
Voir aussi
- Ordres - Gestion des achats
- Réceptions - Contrôle d'entrée des marchandises
- Inventario - Gestion des stocks
Flux RMA (schéma)
TÚ (Comprador) PROVEEDOR
│ │
│ 1. Detectas problema │
│ 2. Creas RMA en sistema │
│ │
│ 3. Envías solicitud │
│────────────────────────>│
│ │ 4. Revisa evidencias
│ │ 5. Decide: Aceptar/Rechazar
│ │
│<────────────────────────│ 6. Autorización + nº RMA
│ │
│ 7. Preparas envío │
│ 8. Envías producto │
│────────────────────────>│
│ │ 9. Recibe y revisa
│ │ 10. Emite crédito/cambio
│ │
│<────────────────────────│ 11. Notificación resolución
│ │
│ 12. Confirmas recepción │
│ del crédito │
│ 13. Cierras RMA │