🏦 Virements SEPA
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TL;DR
SEPA (Single Euro Payments Area) vous permet d'encaisser les factures directement sur le compte bancaire de vos clients. Vous générez un fichier XML, le téléchargez sur votre banque et la banque débite automatiquement l'argent des comptes de vos clients.
A quoi ça sert ?
Avantages de la facturation SEPA :
- ⚡ Rapide - L'argent arrive seul, sans appeler ni attendre
- 📅 ponctuel - Les paiements sont effectués à la date prévue
- 💰 Économique - Frais bancaires inférieurs aux virements
- 🎯 Efficace - Un seul fichier pour des centaines de charges
Ce dont vous avez besoin :
- ✅ Mandat SEPA signé par chaque client (autorisation)
- ✅ Coordonnées bancaires du client (IBAN)
- ✅ Accord avec votre banque pour les débits
🟢 Créer un versement SEPA
Étape 1 : Sélectionnez les factures à collecter
- Accédez à Facturation → Versements → Nouveau.
- Le système affiche les factures en attente de recouvrement
- Sélectionnez ceux que vous souhaitez inclure :
- Manuellement (case à cocher)
- Automatiquement (tous dus X jour)
- Par client (tous les effets d'un client)
Étape 2 : Configurer le versement
Complétez les données :
| Champ | Que porter | Exemple |
|---|---|---|
| Date de facturation | Quand la banque collectera-t-elle | 02/05/2025 |
| Tapez | Collecte première ou récurrente | Récurrent |
| Compte bancaire | Votre compte où arrive l'argent | ES12 1234 5678 ... |
| Concept | Référence client | "Facture d'entretien janvier" |
⚠️ La date de facturation doit être un jour ouvrable et au moins 2 jours à l'avance
Étape 3 : Générer du XML
- Cliquez sur 📄 Générer XML
- Le système crée le fichier au format SEPA pain.008.001.02
- Téléchargez le fichier sur votre ordinateur
📄 REMESA_SEPA_20250205.XML
Contenido:
├─ Nº Remesa: REM-2025-0023
├─ Fecha presentación: 2025-02-03
├─ Fecha cargo: 2025-02-05
├─ Total operaciones: 45
├─ Importe total: 12.450,00 €
└─ Transacciones:
├─ Cliente A - 150,00 € - ES12...
├─ Cliente B - 320,00 € - ES34...
└─ ...🟡 Télécharger vers la banque
Chaque banque a sa plateforme, mais le processus est similaire :
- Entrez la banque en ligne de votre entreprise
- Accédez à Débits → Soumettre le versement
- Téléchargez le fichier XML généré
- Vérifiez que la banque l'accepte (sans erreurs)
- Confirmez la soumission
💡 Certaines banques autorisent l'API directe - Le système peut envoyer automatiquement (paramètres avancés).
📊 Statut du versement
CICLO DE VIDA DE UNA REMESA
🟡 GENERADA
└─ XML creado, pendiente de subir al banco
🟠 PRESENTADA
└─ Subida al banco, esperando fecha de cargo
🔵 EN PROCESO
└─ Banco está ejecutando los cargos
✅ COBRADA
└─ Dinero en tu cuenta
└─ Facturas marcadas como pagadas
⚠️ PARCIAL
└─ Algunos cargos rechazados
└─ Revisar incidencias
❌ RECHAZADA
└─ Error en el archivo o condiciones
└─ Corregir y volver a presentar🔴 Gérer les refus
Parfois, la banque du client refuse le prélèvement :
Raisons courantes de rejet
| Codes | Raison | Que faire |
|---|---|---|
| AC01 | Mauvais IBAN | Demander des coordonnées bancaires correctes |
| AC04 | Compte annulé | Demander un nouveau compte ou un autre mode de paiement |
| AC06 | Compte bloqué | Contacter le client, utiliser une autre méthode |
| MD01 | Sans mandat | Le client a révoqué le mandat |
| MD02 | Commande incorrecte | Référence du mandat de révision |
| MS02 | Commande client | Le client a été condamné à ne pas payer |
| MS03 | Raison non précisée | Contacter le client |
| RR01-04 | Réglementaire | Informations requises manquantes |
Processus de rejet
- La banque vous informe (généralement dans les 2-3 jours)
- Entrez PoolControl → Facturation → Remises de fonds → Rejets
- Examinez le motif du rejet
- Action selon le cas :
- Données incorrectes → Corriger et reprogrammer
- Sans fonds → Contacter le client
- Révocation → Passer à un autre mode de paiement
📋 Gestion des mandats
Avant de facturer le SEPA, vous avez besoin d'un mandat signé par le client.
Créer une commande
- Allez dans Facturation → Mandats SEPA → Nouveau
- Sélectionnez le client
- Le système génère le document avec :
- Référence unique du mandat
- Données client (nom, identifiant, adresse)
- IBAN du compte
- Type de débit (unique ou récurrent) -Date de signature
États des commandes
MANDATOS SEPA
🟠 PENDIENTE DE FIRMA
└─ Generado, esperando que cliente firme
🟢 ACTIVO
└─ Firmado y registrado
└─ Puede usarse para cobros
🔴 CANCELADO
└─ Cliente revocó el mandato
└─ No se pueden hacer más cargos
⚫ EXPIRADO
└─ Mandato único ya usado
└─ O recurrente sin uso en 36 meses💡 Conseils de pro
💡 Pré-notification obligatoire Le client doit être averti 14 jours avant le premier prélèvement (uniquement le premier). Les appelants n’ont pas besoin de préavis si cela figure dans le contrat.
💡 Délais importants
- Soumettre le versement : Minimum 2 jours ouvrables avant le prélèvement
- Jours non ouvrés : La banque retarde le jour ouvrable suivant
- Rejets : Vous disposez de 5 jours ouvrés pour réclamer
💡 Rapprochement automatique Configurez que lorsque la banque confirme la remise, les factures soient automatiquement marquées comme payées.
💡 Sauvegarde payante En cas d'échec du SEPA, faites configurer un email automatique au client : "Problème de prélèvement, veuillez payer par virement".
❓ Questions fréquemment posées
Puis-je annuler un versement soumis ? Uniquement avant la date de facturation. Une fois le processus en cours, vous devez attendre qu'il se termine et gérer les refus.
Combien de temps faut-il pour que l'argent arrive ?
- Vous présentez votre règlement le lundi
- Chargez le mercredi
- Argent en compte : mercredi ou jeudi (même jour ou suivant)
Que se passe-t-il si le client n'a pas de fonds ? La charge est rejetée (code AM04). La banque vous facture des frais de rejet (0,50 à 2 €). Vous devez contacter le client.
Puis-je facturer des clients d'autres pays ? Le SEPA couvre toute la zone euro + certains pays européens. Le Royaume-Uni n’est plus inclus après le Brexit (vous avez besoin d’un autre système).
Voir aussi
- Portefeuille d'effets - Gestion des expirations
- Dossier de paiement - Collectes manuelles
- Facturation récurrente - Automatisation complète
Flux d'un envoi de fonds (Diagramme)
TÚ BANCO CLIENTE
│ │ │
│ 1. Generas remesa XML │ │
│ 2. Sube a banca online │ │
│───────────────────────────>│ │
│ │ 3. Valida formato │
│ │ 4. Programa cargos │
│ │ │
│ │ 5. Día del cargo: │
│ │ Intenta cargar cuenta │
│ │──────────────────────────>│
│ │ │ 6. Si hay fondos: OK
│ │<──────────────────────────│ Si no: RECHAZO
│ │ │
│ │ 7. Transfiere dinero a ti │
│<───────────────────────────│ │
│ 8. Recibes confirmación │ │
│ 9. Concilias en sistema │ │Structure XML SEPA (Résumé)
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<Nm>Tu Empresa S.L.</Nm>
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<!-- Aquí van las transacciones (DrctDbtTxInf) -->
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