📄 Factures et paiements
Durée estimée : 10 minutes
Niveau : 🟡 Moyen
Contrôlez ce que vous devez et payez à temps
🎯 Qu'est-ce qu'une facture fournisseur ?
C'est le document que le fournisseur vous envoie pour que vous puissiez le payer.
Exemple :
Químicos del Mar vous envoie :
- Facture #F-2024-0892
- Pour 630€ (la commande qui vous est arrivée)
- Expiration : 15 février (30 jours)
- Paiement : Virement bancaire
📝 ÉTAPE 1 : Enregistrez la facture reçue
Quand :
Lorsque le fournisseur vous envoie la facture (par email, courrier...).
Comment :
- Accédez à Achats → Factures fournisseurs.
- Appuyez sur "Nouvelle facture"
- Remplissez les données :
Captura con datos demo AquaDemo.Capturez avec les données de démonstration AquaDemo.
Champs importants :
| Champ | Qu'est-ce que c'est | Pourquoi c'est important |
|---|---|---|
| N° de facture | Numéro fourni par le fournisseur | Pour référence et recherche |
| Date d'expiration | Quand devez-vous payer | Pour éviter de payer en retard |
| Commande associée | Quel achat est | Carré avec réception |
📊 Relevés de facture
| Statut | Signification | Actions |
|---|---|---|
| 🟡 En attente | Pas encore payé | Attendre ou planifier le paiement |
| 🟢 Payé | C'est déjà payé | Rien, c'est fermé |
| 🔴 Expiré | Date de paiement dépassée | Payer d'urgence |
| ⚪ Annulé | Annulé | Erreur ou rendement total |
💰 ÉTAPE 2 : Payer les factures
Option A : Paiement individuel
Pour payer une facture spécifique :
- Trouver la facture
- Appuyez sur "Enregistrer le paiement"
- Indique :
- Date de paiement
- Mode de paiement (virement, chèque...)
- Compte bancaire à partir duquel vous payez
- Confirmez
Option B : Paiement groupé (remise)
Pour payer plusieurs factures à la fois :
- Allez dans Achats → Paiements → Nouveau versement
- Sélectionnez les factures en attente
- Le système regroupe par fournisseur
- Générer un fichier pour la banque
- Téléchargez sur votre banque en ligne
Avantage : Un seul fichier, la banque effectue tous les paiements.
📅Contrôle de l'expiration
Dans Achats → Expirations, vous voyez :
À quoi ça sert :
- Sachez combien vous devez payer cette semaine
- Prévoir les sorties d'argent
- N'oubliez pas les paiements
💡 Conseils de gestion
Astuce 1 : Paiements groupés
Effectuez des paiements hebdomadaires ou bihebdomadaires, et non un à la fois chaque jour.
Astuce 2 : Profitez des délais
S'ils vous donnent 30 jours, payez après 30 jours, pas avant (votre argent génère des intérêts).
Astuce 3 : Vérifiez avant de payer
Vérifiez que la facture correspond à ce que vous avez reçu avant de payer.
Astuce 4 : Conservez les reçus
Lorsque vous payez, conservez le reçu bancaire.
❓ Questions fréquemment posées
"Et si la facture est erronée ?"
Ne le payez pas. Demandez au fournisseur de vous délivrer une facture corrigée.
"Puis-je payer une partie d'une facture ?"
Oui, cela indique « paiement partiel » et le reste est en attente.
"Qu'est-ce qu'un versement ?"
Un fichier que vous envoyez à la banque avec plusieurs paiements. La banque les rend automatiques.
"Le fournisseur sait-il que j'ai enregistré sa facture ?"
Non, c'est pour votre gestion interne. Vous lui faites savoir quand vous payez.
✅ Liste de contrôle des factures
Dès réception de la facture :
- [ ] Je l'examine et tableau avec commande/réception
- [ ] Inscription dans le système
- [ ] J'écris la date de péremption
- [ ] Enregistrer le PDF
Lors du paiement :
- [ ] Je vérifie que c'est correct
- [ ] Enregistrez le paiement
- [ ] Je garde le reçu bancaire
- [ ] Cadre comme payé