📄 Fatture e pagamenti
Tempo stimato: 10 minuti
Livello: 🟡 Medio
Controlla quanto dovuto e paga in tempo
🎯 Cos'è una fattura fornitore?
È il documento che il fornitore ti invia affinché tu possa pagarlo.
Esempio:
Químicos del Mar ti invia:
- Fattura n. F-2024-0892
- Per 630€ (l'ordine che ti è arrivato)
- Scadenza: 15 febbraio (30 giorni)
- Pagamento: Bonifico bancario
📝 PASSO 1: Registra la fattura ricevuta
Quando:
Quando il fornitore ti invia la fattura (via e-mail, posta...).
Come:
- Vai a Acquisti → Fatture fornitore
- Premi "Nuova fattura"
- Compila i dati:
Captura con datos demo AquaDemo.Cattura con dati demo AquaDemo.
Campi importanti:
| Campo | Cos'è | Perché è importante |
|---|---|---|
| Numero fattura | Numero fornito dal fornitore | Per riferimento e ricerca |
| Data di scadenza | Quando devi pagare | Per evitare di pagare in ritardo |
| Ordine associato | Che acquisto è | In piazza con reception |
📊 Estratti conto fatture
| Stato | Significato | Azione |
|---|---|---|
| 🟡 In attesa | Non ancora pagato | Attendi o pianifica il pagamento |
| 🟢 Pagato | È già stato pagato | Niente, è chiuso |
| 🔴 Scaduto | Data di pagamento superata | Paga urgentemente |
| ⚪ Annullato | Annullato | Errore o rendimento totale |
💰 PASSO 2: Paga le bollette
Opzione A: pagamento individuale
Per pagare una fattura specifica:
- Trova la fattura
- Premi "Registra pagamento"
- Indica:
- Data di pagamento
- Metodo di pagamento (bonifico, assegno...)
- Conto bancario da cui si paga
- Conferma
Opzione B: pagamento cumulativo (rimessa)
Per pagare più fatture contemporaneamente:
- Vai su Acquisti → Pagamenti → Nuova rimessa
- Seleziona le fatture in sospeso
- Il sistema raggruppa per fornitore
- Genera file per la banca
- Carica sul tuo banking online
Vantaggio: Un unico file, la banca effettua tutti i pagamenti.
📅 Controllo della scadenza
In Acquisti → Scadenze vedi:
A cosa serve:
- Scopri quanto devi pagare questa settimana
- Prevedere i deflussi di denaro
- Non dimenticare i pagamenti
💡 Suggerimenti per la gestione
Suggerimento 1: pagamenti di gruppo
Effettua pagamenti settimanali o bisettimanali, non uno alla volta ogni giorno.
Suggerimento 2: approfitta delle scadenze
Se ti danno 30 giorni, paga dopo 30, non prima (i tuoi soldi generano interessi).
Suggerimento 3: controlla prima di pagare
Controlla che la fattura corrisponda a quanto ricevuto prima di pagare.
Suggerimento 4: conserva le ricevute
Quando paghi conserva la ricevuta bancaria.
❓ Domande frequenti
"E se la fattura fosse sbagliata?"
Non pagarlo. Richiedi al fornitore di emetterti una fattura corretta.
"Posso pagare una parte della fattura?"
Sì, indica "pagamento parziale" e il resto è in sospeso.
"Cos'è una rimessa?"
Un file che invii alla banca con diversi pagamenti. La banca li rende automatici.
"Il fornitore sa che ho registrato la sua fattura?"
No, questo è per la tua gestione interna. Gli fai sapere quando paghi.
✅ Lista di controllo delle fatture
Al ricevimento della fattura:
- [ ] Lo rivedo e lo tavolo con ordine/ricezione
- [ ] Registrazione nel sistema
- [ ] Scrivo la data di scadenza
- [ ] Salva PDF
Al momento del pagamento:
- [ ] Verifico che sia corretto
- [ ] Registra il pagamento
- [ ] Conservo la ricevuta bancaria
- [ ] Cornice come pagata