📄 Faturas e Pagamentos
Tempo estimado: 10 minutos
Nível: 🟡 Médio
Controle o que você deve e pague em dia
🎯 O que é fatura de fornecedor?
É o documento que o fornecedor lhe envia para que você o pague.
Exemplo:
Químicos del Mar envia para você:
- Fatura nºF-2024-0892
- Por 630€ (a encomenda que chegou até si)
- Validade: 15 de fevereiro (30 dias)
- Pagamento: Transferência bancária
📝 PASSO 1: Registrar fatura recebida
Quando:
Quando o fornecedor lhe envia a fatura (por e-mail, correio...).
Como:
- Vá para Compras → Faturas de Fornecedores
- Pressione "Nova Fatura"
- Preencha os dados:
Captura con datos demo AquaDemo.Capture com dados de demonstração do AquaDemo.
Campos importantes:
| Campo | O que é isso | Por que é importante |
|---|---|---|
| Nº da fatura | Número fornecido pelo fornecedor | Para referência e pesquisa |
| Data de validade | Quando você tem que pagar | Para evitar atrasos no pagamento |
| Pedido associado | O que é compra | Para enquadrar com recepção |
📊 Extratos de fatura
| Estado | Significado | Ação |
|---|---|---|
| 🟡 Pendente | Ainda não pago | Aguarde ou agende o pagamento |
| 🟢 Pago | Já foi pago | Nada, está fechado |
| 🔴 Expirado | Data de pagamento passada | Pague com urgência |
| ⚪ Cancelado | Cancelado | Erro ou retorno total |
💰 PASSO 2: Pagar contas
Opção A: Pagamento individual
Para pagar uma fatura específica:
- Encontre a fatura
- Pressione "Registrar Pagamento"
- Indica:
- Data de pagamento
- Forma de pagamento (transferência, cheque...)
- Conta bancária da qual você paga
- Confirme
Opção B: Pagamento em massa (remessa)
Para pagar muitas contas de uma vez:
- Vá para Compras → Pagamentos → Nova Remessa
- Selecione faturas pendentes
- O sistema agrupa por fornecedor
- Gere arquivo para o banco
- Faça upload para seu banco online
Vantagem: Em um único arquivo, o banco faz todos os pagamentos.
📅 Controle de expiração
Em Compras → Vencimentos você vê:
Para que serve:
- Saiba quanto você tem que pagar esta semana
- Previsão de saídas de dinheiro
- Não se esqueça dos pagamentos
💡 Dicas de gestão
Dica 1: pagamentos em grupo
Faça pagamentos semanais ou quinzenais, e não um de cada vez, todos os dias.
Dica 2: Aproveite os prazos
Se te derem 30 dias, pague depois dos 30, não antes (seu dinheiro gera juros).
Dica 3: Verifique antes de pagar
Verifique se a fatura corresponde ao que você recebeu antes de pagar.
Dica 4: Guarde os recibos
Ao pagar, guarde o recibo bancário.
❓ Perguntas frequentes
"E se a conta estiver errada?"
Não pague. Solicite ao fornecedor que emita uma fatura corrigida.
"Posso pagar parte de uma conta?"
Sim, indica “pagamento parcial” e o restante fica pendente.
"O que é uma remessa?"
Um arquivo que você envia ao banco com diversos pagamentos. O banco os torna automáticos.
"O fornecedor sabe que registrei sua fatura?"
Não, isso é para sua gestão interna. Você avisa ele quando pagar.
✅ Lista de verificação da fatura
Após recebimento da fatura:
- [ ] Reviso e tabela com pedido/recepção
- [ ] Cadastro no sistema
- [ ] Anoto a data de validade
- [] Salvar PDF
Ao pagar:
- [ ] Verifico que está correto
- [ ] Registrar o pagamento
- [ ] Guardo recibo bancário
- [] Quadro como pago