📄 Rechnungen und Zahlungen
Geschätzte Zeit: 10 Minuten
Stufe: 🟡 Mittel
Kontrollieren Sie Ihre Schulden und zahlen Sie pünktlich
🎯 Was ist eine Lieferantenrechnung?
Es handelt sich um das Dokument, das Ihnen der Lieferant schickt, damit Sie ihn bezahlen können.
Beispiel:
Químicos del Mar sendet Ihnen:
- Rechnung Nr. F-2024-0892
- Für 630 € (die Bestellung, die bei Ihnen angekommen ist)
- Ablauf: 15. Februar (30 Tage)
- Zahlung: Banküberweisung
📝 SCHRITT 1: Rechnungseingang registrieren
Wann:
Wenn der Lieferant Ihnen die Rechnung sendet (per E-Mail, Post...).
Wie:
- Gehen Sie zu Einkäufe → Lieferantenrechnungen
- Drücken Sie „Neue Rechnung“
- Geben Sie die Daten ein:
Captura con datos demo AquaDemo.Aufnahme mit AquaDemo-Demodaten.
Wichtige Felder:
| Feld | Was ist das | Warum es wichtig ist |
|---|---|---|
| Rechnungsnr. | Vom Lieferanten bereitgestellte Nummer | Zur Referenz und Suche |
| Ablaufdatum | Wann müssen Sie bezahlen | Um verspätete Zahlungen zu vermeiden |
| Zugehörige Bestellung | Welcher Kauf ist | Im Einklang mit der Rezeption |
📊 Rechnungsauszüge
| Status | Bedeutung | Aktion |
|---|---|---|
| 🟡 Ausstehend | Noch nicht bezahlt | Warten oder Zahlung planen |
| 🟢 Bezahlt | Es wurde bereits bezahlt | Nichts, es ist geschlossen |
| 🔴 Abgelaufen | Zahlungstermin überschritten | Zahlen Sie dringend |
| ⚪ Abgesagt | Abgesagt | Fehler oder Totalrendite |
💰 SCHRITT 2: Rechnungen bezahlen
Option A: Einzelzahlung
Um eine bestimmte Rechnung zu bezahlen:
- Suchen Sie die Rechnung
- Drücken Sie "Zahlung registrieren"
- Zeigt an:
- Zahlungsdatum
- Zahlungsart (Überweisung, Scheck...)
- Bankkonto, von dem aus Sie bezahlen
- Bestätigen
Option B: Massenzahlung (Überweisung)
Um viele Rechnungen auf einmal zu bezahlen:
- Gehen Sie zu Einkäufe → Zahlungen → Neue Überweisung
- Wählen Sie ausstehende Rechnungen aus
- Das System gruppiert nach Lieferanten
- Datei für die Bank erstellen
- Laden Sie es in Ihr Online-Banking hoch
Vorteil: In einer einzigen Datei erledigt die Bank alle Zahlungen.
📅 Ablaufkontrolle
Unter Käufe → Ablauffristen sehen Sie:
Wozu dient es:
- Wissen Sie, wie viel Sie diese Woche bezahlen müssen
- Prognostizieren Sie Geldabflüsse
- Zahlungen nicht vergessen
💡 Management-Tipps
Tipp 1: Gruppenzahlungen
Nehmen Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Zahlungen vor, nicht jeden Tag eine nach der anderen.
Tipp 2: Nutzen Sie Fristen
Wenn Sie 30 Tage Zeit haben, zahlen Sie nach 30 Tagen, nicht vorher (Ihr Geld generiert Zinsen).
Tipp 3: Prüfen Sie vor dem Bezahlen
Überprüfen Sie vor der Zahlung, ob die Rechnung mit dem übereinstimmt, was Sie erhalten haben.
Tipp 4: Belege aufbewahren
Bewahren Sie beim Bezahlen den Bankbeleg auf.
❓ Häufig gestellte Fragen
„Was ist, wenn die Rechnung falsch ist?“
Zahlen Sie es nicht. Fordern Sie den Lieferanten auf, Ihnen eine korrigierte Rechnung auszustellen.
„Kann ich einen Teil einer Rechnung bezahlen?“
Ja, es wird „Teilzahlung“ angezeigt und der Rest steht aus.
„Was ist eine Überweisung?“
Eine Datei, die Sie bei mehreren Zahlungen an die Bank senden. Die Bank macht sie automatisch.
„Weiß der Lieferant, dass ich seine Rechnung registriert habe?“
Nein, dies ist für Ihre interne Verwaltung. Sagen Sie ihm Bescheid, wenn Sie bezahlen.
✅ Rechnungscheckliste
Nach Erhalt der Rechnung:
- [ ] Ich überprüfe es und gebe die Bestellung/den Empfang ab
- [ ] Registrierung im System
- [ ] Ich schreibe das Ablaufdatum auf
- [ ] PDF speichern
Bei Bezahlung:
- [ ] Ich bestätige, dass es korrekt ist
- [ ] Registrieren Sie die Zahlung
- [ ] Ich behalte den Bankbeleg
- [ ] Rahmen wie bezahlt
📄 Lieferanten bezahlen = Eine gute Beziehung pflegen
Zahlen Sie pünktlich und Sie werden bessere Preise aushandeln.