🏦 SEPA-Überweisungen
Captura con datos demo AquaDemo.Aufnahme mit AquaDemo-Demodaten.
TL;DR
Mit SEPA (Single Euro Payments Area) können Sie Rechnungen direkt vom Bankkonto Ihrer Kunden einziehen. Sie erstellen eine XML-Datei, laden diese bei Ihrer Bank hoch und die Bank bucht das Geld automatisch von den Konten Ihrer Kunden ab.
Wofür ist es?
Vorteile der SEPA-Gebühr:
- ⚡ Schnell – Das Geld kommt von alleine rein, ohne anzurufen oder zu warten
- 📅 pünktlich – Zahlungen erfolgen zum geplanten Termin
- 💰 Wirtschaftlich – Niedrigere Bankgebühren als bei Überweisungen
- 🎯 Effizient – Eine einzige Datei für Hunderte von Gebühren
Was Sie brauchen:
- ✅ Von jedem Kunden unterzeichnetes SEPA-Mandat (Autorisierung)
- ✅ Bankdaten des Kunden (IBAN)
- ✅ Vereinbarung mit Ihrer Bank für Abbuchungen
🟢 Erstellen Sie eine SEPA-Überweisung
Schritt 1: Rechnungen zum Einzug auswählen
- Gehen Sie zu Abrechnung → Überweisungen → Neu
- Das System zeigt Rechnungen an, deren Einzug noch aussteht
- Wählen Sie diejenigen aus, die Sie einschließen möchten:
- Manuell (Kontrollkästchen)
- Automatisch (alle fällig am X-Tag)
- Pro Client (alle Effekte eines Clients)
Schritt 2: Überweisung einrichten
Vervollständigen Sie die Daten:
| Feld | Was anziehen | Beispiel |
|---|---|---|
| Ladedatum | Wann kassiert die Bank | 05.02.2025 |
| Typ | Erste oder wiederkehrende Sammlung | Wiederkehrend |
| Bankkonto | Ihr Konto, auf dem das Geld eingeht | ES12 1234 5678 ... |
| Konzept | Kundenreferenz | „Wartungsrechnung Jan“ |
⚠️ Der Ladetermin muss ein Werktag und mindestens 2 Tage im Voraus liegen
Schritt 3: XML generieren
- Klicken Sie auf 📄 XML generieren
- Das System erstellt die Datei im SEPA-Format „pain.008.001.02“.
- Laden Sie die Datei auf Ihren Computer herunter
📄 REMESA_SEPA_20250205.XML
Contenido:
├─ Nº Remesa: REM-2025-0023
├─ Fecha presentación: 2025-02-03
├─ Fecha cargo: 2025-02-05
├─ Total operaciones: 45
├─ Importe total: 12.450,00 €
└─ Transacciones:
├─ Cliente A - 150,00 € - ES12...
├─ Cliente B - 320,00 € - ES34...
└─ ...🟡 Auf die Bank hochladen
Jede Bank hat ihre eigene Plattform, aber der Prozess ist ähnlich:
- Geben Sie das Online-Banking Ihres Unternehmens ein
- Gehen Sie zu Belastungen → Überweisung einreichen
- Laden Sie die generierte XML-Datei hoch
- Überprüfen Sie, ob die Bank es akzeptiert (ohne Fehler).
- Bestätigen Sie die Übermittlung
💡 Einige Banken erlauben eine direkte API – System kann automatisch senden (erweiterte Einstellungen).
📊 Überweisungsstatus
CICLO DE VIDA DE UNA REMESA
🟡 GENERADA
└─ XML creado, pendiente de subir al banco
🟠 PRESENTADA
└─ Subida al banco, esperando fecha de cargo
🔵 EN PROCESO
└─ Banco está ejecutando los cargos
✅ COBRADA
└─ Dinero en tu cuenta
└─ Facturas marcadas como pagadas
⚠️ PARCIAL
└─ Algunos cargos rechazados
└─ Revisar incidencias
❌ RECHAZADA
└─ Error en el archivo o condiciones
└─ Corregir y volver a presentar🔴 Ablehnungen verwalten
Manchmal lehnt die Bank des Kunden die Belastung ab:
Häufige Gründe für eine Ablehnung
| Code | Grund | Was zu tun ist |
|---|---|---|
| AC01 | Falsche IBAN | Korrekte Bankdaten anfordern |
| AC04 | Konto gekündigt | Fordern Sie ein neues Konto oder eine andere Zahlungsmethode an |
| AC06 | Konto gesperrt | Kunden kontaktieren, andere Methode verwenden |
| MD01 | Ohne Mandat | Der Kunde hat das Mandat widerrufen |
| MD02 | Falscher Befehl | Referenz zum Überprüfungsmandat |
| MS02 | Kundenauftrag | Der Kunde ordnete an, nicht zu zahlen |
| MS03 | Unbekannter Grund | Kunden kontaktieren |
| RR01-04 | Regulatorisch | Erforderliche Informationen fehlen |
Ablehnungsprozess
- Die Bank benachrichtigt Sie (normalerweise innerhalb von 2-3 Tagen)
- Geben Sie PoolControl ein → Abrechnung → Überweisungen → Ablehnungen
- Überprüfen Sie den Grund für die Ablehnung
- Aktion je nach Fall:
- Falsche Daten → Korrigieren und neu programmieren
- Ohne Mittel → Kunde kontaktieren
- Widerruf → Wechsel zu einer anderen Zahlungsart
📋 Mandatsverwaltung
Bevor Sie SEPA abrechnen können, benötigen Sie ein vom Kunden unterzeichnetes Mandat.
Befehl erstellen
- Gehen Sie zu Abrechnung → SEPA-Mandate → Neu
- Wählen Sie den Kunden aus
- Das System generiert das Dokument mit:
- Eindeutige Mandatsreferenz
- Kundendaten (Name, ID, Adresse)
- IBAN des Kontos
- Art der Abbuchung (einmalig oder wiederkehrend)
- Datum der Unterschrift
Befehlszustände
MANDATOS SEPA
🟠 PENDIENTE DE FIRMA
└─ Generado, esperando que cliente firme
🟢 ACTIVO
└─ Firmado y registrado
└─ Puede usarse para cobros
🔴 CANCELADO
└─ Cliente revocó el mandato
└─ No se pueden hacer más cargos
⚫ EXPIRADO
└─ Mandato único ya usado
└─ O recurrente sin uso en 36 meses💡 Profi-Tipps
💡 Obligatorische Voranmeldung Der Kunde muss 14 Tage vor der ersten Aufladung benachrichtigt werden (nur die erste). Sofern dies im Vertrag vorgesehen ist, ist für den Kläger keine vorherige Mitteilung erforderlich.
💡 Wichtige Fristen
- Überweisung einreichen: Mindestens 2 Werktage vor der Belastung
- Geschäftsfreie Tage: Die Bank verschiebt den nächsten Geschäftstag
- Ablehnungen: Sie haben 5 Werktage Zeit, um Ihren Antrag einzureichen
💡 Automatischer Abgleich Konfigurieren Sie, dass die Rechnungen automatisch als bezahlt markiert werden, wenn die Bank die Überweisung bestätigt.
💡Kostenpflichtiges Backup Sollte SEPA fehlschlagen, lassen Sie eine automatische E-Mail an den Kunden einrichten: „Problem mit der Abbuchung, bitte zahlen Sie per Überweisung.“
❓ Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine eingereichte Überweisung stornieren? Nur vor dem Ladedatum. Sobald der Vorgang läuft, müssen Sie warten, bis er abgeschlossen ist, und Ablehnungen verwalten.
Wie lange dauert es, bis das Geld eintrifft?
- Sie legen die Überweisung am Montag vor
- Ladung am Mittwoch
- Geld auf dem Konto: Mittwoch oder Donnerstag (am selben oder nächsten Tag)
Was passiert, wenn der Kunde kein Geld hat? Die Belastung wird abgelehnt (Code AM04). Die Bank berechnet Ihnen eine Ablehnungsgebühr (0,50-2 €). Sie müssen den Kunden kontaktieren.
Kann ich Kunden aus anderen Ländern Gebühren berechnen? SEPA deckt die gesamte Eurozone und einige europäische Länder ab. Großbritannien ist nach dem Brexit nicht mehr enthalten (Sie benötigen ein anderes System).
Siehe auch
- Effektportfolio - Ablaufmanagement
- Zahlungsaufzeichnung - Manuelle Sammlungen
- Wiederkehrende Abrechnung – Vollständige Automatisierung
Ablauf einer Überweisung (Diagramm)
TÚ BANCO CLIENTE
│ │ │
│ 1. Generas remesa XML │ │
│ 2. Sube a banca online │ │
│───────────────────────────>│ │
│ │ 3. Valida formato │
│ │ 4. Programa cargos │
│ │ │
│ │ 5. Día del cargo: │
│ │ Intenta cargar cuenta │
│ │──────────────────────────>│
│ │ │ 6. Si hay fondos: OK
│ │<──────────────────────────│ Si no: RECHAZO
│ │ │
│ │ 7. Transfiere dinero a ti │
│<───────────────────────────│ │
│ 8. Recibes confirmación │ │
│ 9. Concilias en sistema │ │SEPA-XML-Struktur (Zusammenfassung)
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<!-- Aquí van las transacciones (DrctDbtTxInf) -->
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