📄 Rechnungsverwaltung
Geschätzte Zeit: 8 Minuten
Level: 🟢 Einfach
Bereits ausgestellte Rechnungen verwalten
🎯 Was kann man hier tun?
Sobald die Rechnungen erstellt wurden, benötigen Sie:
- Siehe die Liste aller Rechnungen
- Suchen Sie nach einer bestimmten Rechnung
- Laden Sie das PDF herunter
- Per E-Mail an den Kunden senden
- Abbrechen, wenn Fehler vorliegen
📋 Liste der Rechnungen
Unter Abrechnung → Rechnungen sehen Sie:
Captura con datos demo AquaDemo.Aufnahme mit AquaDemo-Demodaten.Erfassung mit Demo-Manager-Benutzer (AquaDemo-Daten).
🔍 Rechnungen suchen
Nach verschiedenen Kriterien:
Captura con datos demo AquaDemo.Aufnahme mit AquaDemo-Demodaten.
📧 Per E-Mail senden
Aus den Rechnungsdetails:
- Drücken Sie „E-Mail senden“
- Versandfenster öffnet sich:
E-Mail, die der Kunde erhält:
Ergebnis:
- Originalrechnung → Status: Storniert
- Es wird eine Korrekturrechnung mit einem negativen Betrag erstellt
- Der Kunde erhält eine Erklärung (optional)
📊 Abrechnungsstatistik
💡 Tipps
Tipp 1: Bewahren Sie Backups auf
Exportieren Sie Rechnungen als PDF und speichern Sie sie auf Ihrem Computer (getrennt vom System).
Tipp 2: Überprüfen Sie wöchentlich die Ablauffristen
Wenn eine Rechnung 30 Tage lang nicht eingezogen wurde, rufen Sie den Kunden an.
Tipp 3: Gespeicherte Suchen nutzen
Erstellen Sie regelmäßige Filter: „Januar-Rechnungen“, „Ausstehende Abholung“ ...
❓ Häufig gestellte Fragen
„Kann ich eine bereits ausgestellte Rechnung bearbeiten?“
NEIN. Nach der Ausstellung handelt es sich um ein Steuerdokument. Wenn ein Fehler vorliegt, brechen Sie den Vorgang ab und erstellen Sie einen neuen.
„Kann der Kunde in mehreren Raten zahlen?“
Ja, Sie erfassen mehrere Teilkosten auf derselben Rechnung.
„Kann ich eine Rechnung per WhatsApp versenden?“
Laden Sie das PDF herunter und senden Sie es per WhatsApp. Das System versendet ausschließlich per E-Mail.
„Was passiert, wenn die E-Mail-Adresse des Kunden falsch ist?“
Die Rechnung kommt als „nicht geliefert“ zurück. Aktualisieren Sie die E-Mail und senden Sie sie erneut.
✅ Management-Checkliste- [ ] Überprüfen Sie wöchentlich ausstehende Rechnungen
- [ ] Versenden Sie Rechnungen am selben Tag, an dem sie ausgestellt werden
- [ ] Erfassen Sie die Sammlungen, wenn sie eintreffen
- [ ] Fehler sofort abbrechen
- [ ] Erstellen Sie ein monatliches Backup
📄 Rechnungen gut verwalten = Geldkontrolle
Bei einer ausgestellten Rechnung handelt es sich nicht um eingezogenes Geld. Folgen Sie dem Vorgang bis zum Ende.