↩️ RMA – Rücksendungen an Lieferanten
Captura con datos demo AquaDemo.Aufnahme mit AquaDemo-Demodaten.
TL;DR
Mit RMA (Return Merchandise Authorization) können Sie die Rücksendung defekter, beschädigter oder falscher Produkte an Ihre Lieferanten verwalten. Kontrollieren Sie den gesamten Zyklus: Anfrage, Autorisierung, Versand und Gutschrift/Ersatz.
Wofür ist es?
Wann benötigen Sie eine RMA:
- 📦 Sie haben ein Produkt erhalten, das beim Transport beschädigt wurde
- 🔧 Das Produkt ist werkseitig defekt
- ❌ Sie haben Ihnen die falsche Referenz gesendet
- 📅 Abgelaufenes oder demnächst ablaufendes Produkt
- 💰 Der Lieferant hat die kommerzielle Rückgabe akzeptiert
Was das System steuert:
- ✅ Reservierter Lagerbestand (nicht zum Verkauf verfügbar)
- ✅ Rückgabestatus
- ✅ Versanddokumentation
- ✅ Gutschriften erhalten oder Produkte umtauschen
🟢 Erstellen Sie eine einfache RMA
Schritt 1: Suchen Sie das Produkt
- Gehen Sie zu Einkäufe → RMA → Neue RMA
- Oder über Produktdetails → ↩️ Rücksendung anfordern
- Finden Sie das Produkt, das Sie zurücksenden möchten:
- Per Barcode
- Mit Namen
- Per Kauflieferscheinnummer
Schritt 2: Definieren Sie den Grund
Vervollständigen Sie die Rücksendeinformationen:
| Feld | Was anziehen | Beispiel |
|---|---|---|
| Lieferant | Wen gibst du zurück | PoolTech S.L. |
| Grund | Warum gibst du es zurück | Defektes Produkt |
| Menge | Wie viele Einheiten | 2 |
| Lot | Betroffene Chargennummer | LOT-2025-A123 |
| Ursprungslieferschein | Wann hast du es gekauft | ALB-2025-0045 |
| Beschreibung | Problemdetails | „Die Pumpe springt nicht an, sie macht Geräusche, saugt aber nicht“ |
Schritt 3: Fotos/Dokumentation
Belege beifügen:
- 📸Foto des sichtbaren Schadens
- 📸 Foto des Produktetiketts
- 📸Foto der Verpackung (falls beschädigt)
- 📄 Gescannter Kaufbeleg
💡 Fotos beschleunigen die Akzeptanz der RMA durch den Lieferanten erheblich
🟡 RMA-Staaten
Eine RMA durchläuft diese Staaten:
🟡 BORRADOR
└─ Estás preparando la solicitud
└─ El producto sigue en stock disponible
🟠 PENDIENTE AUTORIZACIÓN
└─ Enviada al proveedor
└─ Producto reservado (no se puede vender)
🟢 AUTORIZADO
└─ Proveedor acepta la devolución
└─ Te da número de autorización
🔵 EN TRÁNSITO
└─ Has enviado el producto
└─ Agencia de transporte lo tiene
✅ RECIBIDO/CREDITADO
└─ Proveedor confirmó recepción
└─ Has recibido el crédito o el cambio
❌ RECHAZADO
└─ Proveedor no acepta la devolución
└─ Debes revisar el motivo🔴 Komplexe RMA: Mehrere Produkte
Wenn Sie mehrere Produkte desselben Lieferanten zurücksenden müssen:
- Klicken Sie in der RMA auf ➕ Weiteres Produkt hinzufügen
- Wiederholen Sie den Vorgang für jede Referenz
- Sie müssen alle vom gleichen Lieferanten stammen
RMA #RMA-2025-012 - Proveedor: PoolTech S.L.
Productos a devolver:
├─ Bomba 1CV (REF: BOM-001) - Cant: 1 - Defectuosa
├─ Filtro arena 500 (REF: FIL-500) - Cant: 1 - Dañado en transporte
└─ Cloro granulado 5kg (REF: CLG-5K) - Cant: 3 - Caducado
Total ítems: 5 unidades
Valor estimado: 450,00 €💰 Arten der Lösung
Der Lieferant kann die RMA auf verschiedene Arten lösen:
| Geben Sie | ein Was ist los | Wann sollte | verwendet werden? |------|----------|-------------| | Kredit | Sie zahlen dir das Geld | Sie benötigen das Produkt nicht noch einmal | | Ändern | Sie schicken Ihnen ein neues Produkt | Sie benötigen die gleiche Referenz | | Ändern gegen Ähnliches | Ersetzung durch eine andere Referenz | Sie stellen dieses Modell nicht mehr her | | Reparatur | Sie reparieren es und schicken es Ihnen zurück | Hochwertiges Produkt | | Rabatt | Sie machen Ihnen einen Preis für den Defekt | Kleiner Mangel, Sie stimmen zu, ihn aufzubewahren |
📦 Versandmanagement
Wenn der Anbieter akzeptiert:
- Das System generiert Versandetikett (sofern vom Lieferanten bereitgestellt)
- Oder drucken Sie den Abreiseschein der RMA aus
- Sie bereiten das Paket vor mit:
- Produkt in der Originalverpackung (wenn möglich)
- Kopie der ausgedruckten RMA
- Autorisierungsetikett des Lieferanten
Nachverfolgung
- Notieren Sie sich das Transportunternehmen und die Sendungsverfolgungsnummer
- Das System kann bei einigen Agenturen automatisch nachverfolgen
- Ändern Sie den Status auf „Unterwegs“, wenn die Agentur abholt
📊 Berichte und Kontrolle
Ausstehende RMAs
Gehen Sie zu Käufe → RMA → Ausstehend, um Folgendes zu sehen:
- Welche Rücksendungen möchten Sie genehmigen?
- Welche Sendungen sind unterwegs?
- Auf welche Credits warten Sie?
Verlauf nach Lieferant
Konsultieren Sie die Historie, um bessere Konditionen auszuhandeln:
RESUMEN RMAs 2024 - PoolTech S.L.
Total RMAs: 12
Motivos:
├─ Defecto fábrica: 5 (42%)
├─ Daño transporte: 3 (25%)
├─ Caducado: 2 (17%)
└─ Error pedido: 2 (16%)
Tiempo medio resolución: 8 días
Valor total devuelto: 2.340 €💡 Profi-Tipps
💡 Lesen Sie die Rückgabebedingungen Jeder Lieferant hat Fristen (30 Tage, 90 Tage...). Lass die Zeit nicht verstreichen, sonst verlierst du das Recht.
💡 Sofortfotos Wenn die Verpackung durch den Transport beschädigt wird, machen Sie vor dem Öffnen Fotos. Einige Anbieter beschweren sich bei der Agentur.
💡 Vieles ist wichtig Zeigt immer die Charge an. Ein Lieferant hat möglicherweise eine fehlerhafte Charge und kann Rücksendungen leichter annehmen.
💡 Konditionen aushandeln Wenn Sie viele RMAs an einen Lieferanten senden, bitten Sie um bessere Konditionen: vorherige Genehmigung, Abholung in Ihrem Lager usw.
❓ Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die Bearbeitung einer RMA? Abhängig vom Anbieter:
- Autorisierung: 24–72 Stunden
- Abholung/Versand: 2-5 Tage
- Erhalt und Gutschrift: 3-10 Tage
Geschätzte Gesamtdauer: 1-3 Wochen
Kann ich eine RMA stornieren? Nur im Status „Entwurf“ oder „Ausstehende Autorisierung“. Wenn Sie bereits autorisiert sind, wenden Sie sich an den Anbieter.
Was passiert mit dem Lagerbestand während der RMA? Das Produkt ist „reserviert“ (es erscheint nicht als verfügbar, befindet sich aber noch in Ihrem Lager). Wenn es versendet wird, ist es definitiv rabattiert.
Was passiert, wenn der Lieferant die RMA ablehnt? Sie können:
- Nehmen Sie das Produkt an und behalten Sie es
- Fordern Sie eine Überprüfung mit weiteren Beweisen an
- Eskalation an die kaufmännische Leitung
Siehe auch
- Bestellungen - Einkaufsmanagement
- Empfänge - Wareneingangskontrolle
- Inventario – Lagerverwaltung
RMA-Ablauf (Diagramm)
TÚ (Comprador) PROVEEDOR
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│ 1. Detectas problema │
│ 2. Creas RMA en sistema │
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│ 3. Envías solicitud │
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│ │ 4. Revisa evidencias
│ │ 5. Decide: Aceptar/Rechazar
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│<────────────────────────│ 6. Autorización + nº RMA
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│ 7. Preparas envío │
│ 8. Envías producto │
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│ │ 9. Recibe y revisa
│ │ 10. Emite crédito/cambio
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│<────────────────────────│ 11. Notificación resolución
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│ 12. Confirmas recepción │
│ del crédito │
│ 13. Cierras RMA │