↩️ RMA - Devoluciones a Proveedores
Captura con datos demo AquaDemo.
TL;DR
RMA (Return Merchandise Authorization) te permite gestionar devoluciones de productos defectuosos, dañados o incorrectos a tus proveedores. Controla todo el ciclo: solicitud, autorización, envío y crédito/recambio.
¿Para qué sirve?
Cuándo necesitas un RMA:
- 📦 Te llegó producto dañado en el transporte
- 🔧 El producto es defectuoso de fábrica
- ❌ Te enviaron referencia incorrecta
- 📅 Producto caducado o próximo a caducar
- 💰 El proveedor aceptó devolución comercial
Qué controla el sistema:
- ✅ Inventario reservado (no disponible para venta)
- ✅ Estado de la devolución
- ✅ Documentación de envío
- ✅ Créditos recibidos o productos de cambio
🟢 Crear un RMA Simple
Paso 1: Localizar el producto
- Ve a Compras → RMA → Nuevo RMA
- O desde el detalle del producto → ↩️ Solicitar devolución
- Busca el producto a devolver:
- Por código de barras
- Por nombre
- Por número de albarán de compra
Paso 2: Definir el motivo
Completa la información de la devolución:
| Campo | Qué poner | Ejemplo |
|---|---|---|
| Proveedor | A quién devuelves | PoolTech S.L. |
| Motivo | Por qué lo devuelves | Producto defectuoso |
| Cantidad | Cuántas unidades | 2 |
| Lote | Nº de lote afectado | LOT-2025-A123 |
| Albarán origen | Cuándo lo compraste | ALB-2025-0045 |
| Descripción | Detalles del problema | "La bomba no arranca, hace ruido pero no succiona" |
Paso 3: Fotos/documentación
Adjunta evidencias:
- 📸 Foto del daño visible
- 📸 Foto de la etiqueta del producto
- 📸 Foto del embalaje (si está dañado)
- 📄 Albarán de compra escaneado
💡 Las fotos aceleran mucho la aceptación del RMA por el proveedor
🟡 Estados del RMA
Una RMA pasa por estos estados:
🟡 BORRADOR
└─ Estás preparando la solicitud
└─ El producto sigue en stock disponible
🟠 PENDIENTE AUTORIZACIÓN
└─ Enviada al proveedor
└─ Producto reservado (no se puede vender)
🟢 AUTORIZADO
└─ Proveedor acepta la devolución
└─ Te da número de autorización
🔵 EN TRÁNSITO
└─ Has enviado el producto
└─ Agencia de transporte lo tiene
✅ RECIBIDO/CREDITADO
└─ Proveedor confirmó recepción
└─ Has recibido el crédito o el cambio
❌ RECHAZADO
└─ Proveedor no acepta la devolución
└─ Debes revisar el motivo🔴 RMA Complejo: Múltiples Productos
Cuando necesitas devolver varios productos del mismo proveedor:
- En el RMA, haz clic en ➕ Añadir otro producto
- Repite el proceso para cada referencia
- Todos deben ser del mismo proveedor
RMA #RMA-2025-012 - Proveedor: PoolTech S.L.
Productos a devolver:
├─ Bomba 1CV (REF: BOM-001) - Cant: 1 - Defectuosa
├─ Filtro arena 500 (REF: FIL-500) - Cant: 1 - Dañado en transporte
└─ Cloro granulado 5kg (REF: CLG-5K) - Cant: 3 - Caducado
Total ítems: 5 unidades
Valor estimado: 450,00 €💰 Tipos de Resolución
El proveedor puede resolver el RMA de varias formas:
| Tipo | Qué pasa | Cuándo usar |
|---|---|---|
| Crédito | Te abonan el dinero | No necesitas el producto de nuevo |
| Cambio | Te envían producto nuevo | Necesitas la misma referencia |
| Cambio por similar | Sustitución por otra referencia | Ya no fabrican ese modelo |
| Reparación | Te lo reparan y devuelven | Producto de valor alto |
| Descuento | Te hacen precio por el defecto | Defecto menor, aceptas quedártelo |
📦 Gestión del Envío
Cuando el proveedor acepta:
- El sistema genera etiqueta de envío (si el proveedor la proporciona)
- O imprimes albarán de salida del RMA
- Preparas el paquete con:
- Producto en su embalaje original (si es posible)
- Copia del RMA impreso
- Etiqueta de autorización del proveedor
Seguimiento
- Anota la agencia de transporte y nº de seguimiento
- El sistema puede rastrear automáticamente con algunas agencias
- Cambia estado a "En tránsito" cuando la agencia recoge
📊 Reportes y Control
RMAs pendientes
Ve a Compras → RMA → Pendientes para ver:
- Qué devoluciones estás esperando que autorizen
- Qué envíos tienes en tránsito
- Qué créditos estás esperando
Histórico por proveedor
Consulta el histórico para negociar mejores condiciones:
RESUMEN RMAs 2024 - PoolTech S.L.
Total RMAs: 12
Motivos:
├─ Defecto fábrica: 5 (42%)
├─ Daño transporte: 3 (25%)
├─ Caducado: 2 (17%)
└─ Error pedido: 2 (16%)
Tiempo medio resolución: 8 días
Valor total devuelto: 2.340 €💡 Consejos Pro
💡 Lee la política de devoluciones Cada proveedor tiene plazos (30 días, 90 días...). No dejes pasar el tiempo o perderás el derecho.
💡 Fotos inmediatas Si el transporte deja el paquete dañado, haz fotos ANTES de abrir. Algunos proveedores reclaman a la agencia.
💡 Lotes son importantes Siempre indica el lote. Un proveedor puede tener un lote defectuoso y aceptar devoluciones más fácil.
💡 Negocia condiciones Si haces muchos RMA a un proveedor, pide mejores condiciones: autorización previa, recogida en tu almacén, etc.
❓ Preguntas Frecuentes
¿Cuánto tarda un RMA en resolverse? Depende del proveedor:
- Autorización: 24-72h
- Recogida/envío: 2-5 días
- Recepción y crédito: 3-10 días
Total estimado: 1-3 semanas
¿Puedo cancelar un RMA? Solo en estado "Borrador" o "Pendiente de autorización". Si ya está autorizado, contacta al proveedor.
¿Qué pasa con el stock durante el RMA? El producto se "reserva" (no aparece como disponible pero sigue en tu almacén). Cuando se envía, se descuenta definitivamente.
¿Y si el proveedor rechaza el RMA? Puedes:
- Aceptar y quedarte el producto
- Solicitar revisión con más evidencias
- Escalar a dirección comercial
Ver también
- Pedidos a Proveedores - Gestión de compras
- Recepciones - Control de entrada de mercancía
- Inventario - Gestión de stock
Flujo del RMA (Diagrama)
TÚ (Comprador) PROVEEDOR
│ │
│ 1. Detectas problema │
│ 2. Creas RMA en sistema │
│ │
│ 3. Envías solicitud │
│────────────────────────>│
│ │ 4. Revisa evidencias
│ │ 5. Decide: Aceptar/Rechazar
│ │
│<────────────────────────│ 6. Autorización + nº RMA
│ │
│ 7. Preparas envío │
│ 8. Envías producto │
│────────────────────────>│
│ │ 9. Recibe y revisa
│ │ 10. Emite crédito/cambio
│ │
│<────────────────────────│ 11. Notificación resolución
│ │
│ 12. Confirmas recepción │
│ del crédito │
│ 13. Cierras RMA │