📋 Checklist de Configuración Inicial

Captura con datos demo Piscival.

Tiempo estimado: 2-4 horas (puedes hacerlo en varios días)
Nivel: 🟢 Fácil / 🟡 Medio / 🔴 Avanzado
Al finalizar: Tendrás PoolControl listo para trabajar

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🎯 ¿Para qué sirve esta checklist?

Esta es la lista maestra de todo lo que tienes que hacer para tener PoolControl completamente configurado.

💡 Cómo usar esta lista

• [ ] Los items sin marcar son los que te faltan
• Ve marcando ✅ según completes cada paso
• No te agobies, puedes hacerlo en varios días
• Algunos pasos son opcionales (lo indicamos)

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📌 FASE 1: Configuración Básica (30 min)

Antes de empezar a usar el programa, configura lo básico:

✅ Datos de tu empresa

• [ ] Nombre fiscal de la empresa
• [ ] CIF/NIF
• [ ] Dirección fiscal
• [ ] Teléfono de contacto
• [ ] Email general
• [ ] Logo (opcional pero recomendado)

Dónde: Pestaña Sistema → Configuración → Empresa (/settings/company)

✅ VeriFactu y facturación (solo si facturas en España)

¿Me afecta VeriFactu?

Solo si su empresa está sujeta a la normativa española de facturación electrónica (VeriFactu). La obligación entra en vigor de forma escalonada a partir de 2027. Si opera fuera de España, configure la facturación según su país; VeriFactu no aplica.

• [ ] Leer secciones 8 y 9 de los Términos de la beta (responsabilidad fiscal)
• [ ] Confirmar con su asesor si estará obligado y en qué fecha
• [ ] Razón social = nombre en censo AEAT (debe coincidir con el certificado)
• [ ] Series y plantillas de factura configuradas
• [ ] Opcional hasta alta en censo: certificado .pfx del obligado emisor en Empresa → Certificado VeriFactu
• [ ] Sin certificado: puede emitir facturas con huella/QR en la app, pero no se envían registros a la AEAT automáticamente

Dónde: Sistema → Empresa (certificado) · Facturación (series) · Guía VeriFactu

Responsabilidad

Usted es el obligado tributario. PoolControl Pro es una herramienta; no sustituye a su gestoría ni asume multas por mala configuración o por no cumplir plazos legales.

✅ Tu usuario

• [ ] Foto de perfil (opcional)
• [ ] Contraseña segura guardada en un lugar seguro
• [ ] Configurar notificaciones por email

Dónde: Haz clic en tu nombre (arriba a la derecha) → Mi Perfil

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📌 FASE 2: Equipo y Permisos (30 min)

Configura quién trabaja contigo y qué pueden hacer:

✅ Roles (si vas a tener diferentes niveles de acceso)

• [ ] Crear rol "Técnico" (ver solo sus cosas)
• [ ] Crear rol "Manager" (ver y editar casi todo)
• [ ] Revisar qué permisos tiene cada rol

Dónde: Sistema → Configuración → Roles

✅ Empleados / Técnicos

Por cada persona que trabaje contigo:

• [ ] Nombre completo
• [ ] Email (necesario para que entren)
• [ ] Rol asignado
• [ ] Color en el calendario (cada uno de un color diferente)
• [ ] Enviar invitación (ellos recibirán email para activar cuenta)

Dónde: Sistema → Equipo

Para cada técnico, también:

• [ ] Asignar furgoneta/almacén (si usan stock)
• [ ] Configurar horario de trabajo (para el calendario)

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📌 FASE 3: Infraestructura (45 min)

Configura tus almacenes y cajas:

✅ Almacenes

• [ ] Crear almacén principal (tu depósito central)
• [ ] Crear una "furgoneta" o almacén para cada técnico
• [ ] Configurar dirección de cada almacén

Dónde: Logística → Infraestructura (o Sistema según layout) — almacenes y furgonetas

✅ Cajas Registradoras (si vendes en tienda)

Por cada punto de venta físico:

• [ ] Nombre de la caja (ej: "Tienda Principal", "Almacén")
• [ ] Almacén asociado (de dónde saca productos)
• [ ] Responsable de la caja

Dónde: Sistema → Cajas Registradoras (requiere permiso avanzado)

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📌 FASE 4: Catálogos (1 hora)

Configura los productos, tareas y parámetros:

✅ Categorías de Producto

• [ ] Crear categorías (ej: "Químicos", "Limpieza", "Recambios")
• [ ] Subcategorías si es necesario (ej: "Químicos" → "Cloro", "pH", "Algicidas")

Dónde: Inventario → Categorías

✅ Productos

Por cada producto que uses:

• [ ] Nombre
• [ ] Categoría
• [ ] Unidad (kg, litros, unidades...)
• [ ] Precio de coste (lo que te cuesta a ti)
• [ ] Precio de venta (si lo vendes)
• [ ] Stock inicial en cada almacén

Dónde: Inventario → Catálogo de Productos

💡 Truco

Empieza con los 10-15 productos que más uses. El resto lo puedes añadir poco a poco.

✅ Configuración química (si usas calculadora)

• [ ] Revisar catálogo demo (si es cuenta nueva) y poner precios reales
• [ ] En cada producto corrector: pestaña Química (rol, % activo, tope por visita)
• [ ] Sistema → Configuración → Química — asignar producto por rol
• [ ] Probar en Operaciones → Consulta química y en un parte de prueba

Guía: Configuración química

✅ Parámetros a Medir (en piscinas)

• [ ] pH (obligatorio)
• [ ] Cloro libre (obligatorio)
• [ ] Temperatura (opcional pero recomendado)
• [ ] Otros que midas (alcalinidad, dureza...)

Dónde: Configuración → Parámetros

✅ Tareas a Realizar

• [ ] Limpiafondos
• [ ] Superficie (recoger hojas)
• [ ] Skimmer (limpiar rebosaderos)
• [ ] Cepillar paredes
• [ ] Revisar depuradora
• [ ] Otras tareas específicas de tu negocio

Dónde: Configuración → Tareas

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📌 FASE 5: Clientes y Piscinas (1-2 horas)

Da de alta a tus clientes (puedes importarlos si tienes muchos):

✅ Proveedores (antes que nada)

Por cada proveedor al que le compras:

• [ ] Nombre fiscal
• [ ] CIF
• [ ] Dirección
• [ ] Teléfono
• [ ] Email
• [ ] Condiciones de pago (ej: "Pago a 30 días")

Dónde: Compras → Proveedores

✅ Clientes

Por cada cliente:

• [ ] Nombre/Razón social
• [ ] Tipo (Activo, Lead, Inactivo)
• [ ] Datos fiscales completos
• [ ] Email (para enviar facturas)
• [ ] Teléfono
• [ ] Dirección fiscal
• [ ] Modo de cobro configurado
• [ ] Descuentos especiales (si aplica)

Dónde: Clientes → Nuevo Cliente

✅ Piscinas

Por cada piscina de cada cliente:

• [ ] Nombre descriptivo
• [ ] Dirección exacta
• [ ] Coordenadas GPS (IMPORTANTE)
• [ ] Tipo (Pública/Privada)
• [ ] Parámetros a medir configurados
• [ ] Tareas a realizar configuradas
• [ ] Zona asignada (si usas zonas)

Dónde: Ficha del cliente → Pestaña Piscinas

⚠️ IMPORTANTE

Esta fase es la más larga pero la más importante. Sin clientes y piscinas bien configurados, nada funciona.

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📌 FASE 6: Planificación (30 min)

Configura las rutas recurrentes:

✅ Zonas Geográficas (opcional pero recomendado)

• [ ] Crear zonas (ej: "Zona Norte", "Zona Centro")
• [ ] Asignar piscinas a zonas
• [ ] Definir colores para cada zona

Dónde: Clientes → Zonas

✅ Rutas Maestras

Por cada técnico y zona:

• [ ] Definir frecuencia (ej: "Lunes, Miércoles, Viernes")
• [ ] Temporada (ej: "Abril a Octubre")
• [ ] Piscinas incluidas
• [ ] Horario aproximado

Dónde: Planificación → Rutas Maestras

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📌 FASE 7: Prueba el Sistema (30 min)

Antes de empezar a usarlo en serio, haz una prueba:

✅ Prueba como Administrador

• [ ] Crear una visita de prueba
• [ ] Verla en el calendario
• [ ] Editar la visita
• [ ] Cancelar la visita

✅ Prueba como Técnico

• [ ] Entrar a la app con el usuario de un técnico
• [ ] Ver la ruta del día
• [ ] Simular un parte de trabajo (medir pH, marcar tareas)
• [ ] Verificar que se guarda correctamente

✅ Prueba de sincronización

• [ ] Hacer algo en el móvil (app del técnico)
• [ ] Verificar que aparece en el ordenador (admin)
• [ ] Hacer algo en el ordenador
• [ ] Verificar que aparece en el móvil

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📌 FASE 8: Primer Día Real (15 min)

El día que empieces a usarlo de verdad:

✅ Por la mañana

• [ ] Abrir caja registradora (si aplica)
• [ ] Revisar que todos los técnicos ven sus rutas
• [ ] Revisar que los técnicos tienen material en sus furgonetas

✅ Durante el día

• [ ] Estar pendiente de que los técnicos usen la app
• [ ] Resolver dudas sobre cómo usarla
• [ ] Anotar problemas o mejoras

✅ Por la tarde

• [ ] Revisar que todos los partes se han sincronizado
• [ ] Cerrar caja registradora (si aplica)
• [ ] Hacer ajustes de stock si es necesario

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🎉 ¡LISTO! ¿Y ahora qué?

Si has llegado hasta aquí y tienes todo marcado:

1. Felicidades 🎉 PoolControl está listo para usar
2. Guarda esta lista - Seguramente tendrás que hacer algunos ajustes los primeros días
3. Dile a tu equipo - Asegúrate de que todos saben usar sus partes
4. Sé paciente - Los primeros días serán de adaptación

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📞 ¿Necesitas ayuda?

Si algún paso no te ha quedado claro:

• 📧 info@ohcodex.com
• 💬 Chat dentro de la app

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🚀 Configuración completada

Recuerda: No hace falta que lo hagas todo en un día. Tómate tu tiempo.

Lo importante es empezar. Configura lo básico y ve añadiendo el resto sobre la marcha.