📋 Liste de contrôle de configuration initiale

Captura con datos demo AquaDemo.Capturez avec les données de démonstration AquaDemo.

Durée estimée : 2 à 4 heures (vous pouvez le faire en plusieurs jours)
Niveau : 🟢 Facile / 🟡 Moyen / 🔴 Avancé
Une fois terminé : PoolControl sera prêt à fonctionner

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🎯 A quoi sert cette checklist ?

Il s'agit de la liste principale de tout ce que vous devez faire pour que PoolControl soit entièrement configuré.

::: astuce 💡 Comment utiliser cette liste

• [ ] Les éléments non cochés sont ceux qui vous manquent
• Cochez ✅ à mesure que vous terminez chaque étape
• Ne t'inquiète pas, tu peux le faire en plusieurs jours
• Certaines étapes sont facultatives (nous l'indiquons) :::

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📌 PHASE 1 : Configuration de base (30 min)

Avant de commencer à utiliser le programme, configurez les bases :

✅ Les coordonnées de votre entreprise

• [ ] Nom fiscal de l'entreprise
• [ ] CIF/NIF
• [ ] Adresse fiscale
• [ ] Numéro de téléphone du contact
• [ ] E-mail général
• [ ] Logo (facultatif mais recommandé)

Où : Onglet Système → Paramètres → Entreprise (/settings/company)

✅ VeriFactu et facturation (uniquement si vous facturez en Espagne)

VeriFactu s'applique-t-il à moi ?

Uniquement si votre entreprise est soumise aux règles espagnoles de facturation électronique (VeriFactu). L’obligation légale s’applique de manière échelonnée à partir de 2027. Si vous opérez en dehors de l'Espagne, configurez la facturation pour votre pays ; VeriFactu ne s'applique pas.

• [ ] Lire les sections 8 et 9 des Conditions bêta (responsabilité fiscale)
• [ ] Confirmez auprès de votre conseiller fiscal si vous serez obligé et à partir de quelle date
• [ ] Nom légal = nom au recensement AEAT (doit correspondre au certificat)
• [ ] Séries de factures et modèles configurés
• [ ] Facultatif jusqu'à l'enregistrement au recensement : Certificat .pfx de l'émetteur obligé dans Entreprise → Certificat VeriFactu
• [ ] Sans certificat : vous pouvez émettre des factures avec hachage/QR dans l'application, mais les enregistrements ne sont pas envoyés automatiquement à AEATOù : Système → Entreprise (certificat) · Facturation (série) · Guide VeriFactu

::: avertissement Responsabilité Vous êtes le contribuable. PoolControl Pro est un outil ; il ne remplace pas votre comptable et n'assume pas d'amendes pour mauvaise configuration ou non-respect des délais légaux. :::

✅ Votre utilisateur

• [ ] Photo de profil (facultatif)
• [ ] Mot de passe sécurisé enregistré dans un endroit sûr
• [ ] Configurer les notifications par e-mail

Où : Cliquez sur votre nom (en haut à droite) → Mon profil

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📌 PHASE 2 : Équipements et permis (30 min)

Définissez qui travaille avec vous et ce qu'ils peuvent faire :

✅ Rôles (si vous comptez avoir différents niveaux d'accès)

• [ ] Créer un rôle "Technique" (voir uniquement vos contenus)
• [ ] Créer le rôle "Manager" (afficher et modifier presque tout)
• [ ] Vérifiez les autorisations dont dispose chaque rôle

Où : Système → Paramètres → Rôles

✅ Employés / Techniciens

Pour chaque personne qui travaille avec vous :

• [ ] Nom complet
• [ ] Email (nécessaire pour qu'ils puissent participer)
• [ ] Rôle assigné
• [ ] Couleur sur le calendrier (chacune d'une couleur différente)
• [ ] Envoyer une invitation (ils recevront un e-mail pour activer le compte)

Où : Système → Équipe

Pour chaque technicien également :

• [ ] Attribuer une camionnette/un entrepôt (s'ils utilisent du stock)
• [ ] Définir l'horaire de travail (pour le calendrier)

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📌 PHASE 3 : Infrastructures (45 min)

Configurez vos entrepôts et box :

✅ Entrepôts

• [ ] Créer un entrepôt principal (votre entrepôt central)
• [ ] Créer un "van" ou un entrepôt pour chaque technicien
• [ ] Configurer l'adresse de chaque entrepôt

Où : Logistique → Infrastructure (ou Système selon la configuration) — entrepôts et camionnettes

✅ Caisses enregistreuses (si vous vendez en magasin)

Pour chaque point de vente physique :

• [ ] Nom de la box (ex : « Magasin principal », « Entrepôt »)
• [ ] Entrepôt associé (d'où vous obtenez les produits)
• [ ] Gestionnaire de trésorerie

Où : Système → Caisses enregistreuses (nécessite une autorisation avancée)

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📌 PHASE 4 : Catalogues (1 heure)Configurer les produits, les tâches et les paramètres :

✅ Catégories de produits

• [ ] Créer des catégories (par exemple "Produits chimiques", "Nettoyage", "Pièces de rechange")
• [ ] Sous-catégories si nécessaire (ex. "Produits chimiques" → "Chlore", "pH", "Algicides")

Où : Inventaire → Catégories

✅ Produits

Pour chaque produit que vous utilisez :

• [ ] Nom
• [ ] Catégorie
• [ ] Unité (kg, litres, unités...)
• [ ] Prix de revient (ce que ça vous coûte)
• [ ] Prix de vente (si vous le vendez)
• [ ] Stock initial dans chaque entrepôt

Où : Inventaire → Catalogue de produits

::: astuce 💡 Astuce Commencez par les 10 à 15 produits que vous utilisez le plus. Vous pouvez ajouter le reste petit à petit. :::

✅ Paramètres de chimie (si vous utilisez une calculatrice)

• [ ] Consultez le catalogue de démonstration (si nouveau compte) et définissez les prix réels
• [ ] Sur chaque produit de correction : onglet Chimie (rôle, % actif, plafond par visite)
• [ ] Système → Paramètres → Chimie — attribuer le produit par rôle
• [ ] Test en Opérations → Consultation chimique et sur bon de travail d'essai

Guide : Paramètres de chimie

✅ Paramètres à mesurer (en piscine)

• [ ] pH (obligatoire)
• [ ] Chlore libre (obligatoire)
• [ ] Température (facultatif mais recommandé)
• [ ] Autres que vous mesurez (alcalinité, dureté...)

Où : Configuration → Paramètres

✅ Tâches à faire

• [ ] Nettoyeur de piscine
• [ ] Surface (collecter les feuilles)
• [ ] Skimmer (débordements propres)
• [ ] Brosser les murs
• [ ] Vérifier le purificateur
• [ ] Autres tâches spécifiques à votre entreprise

Où : Paramètres → Tâches

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📌 PHASE 5 : Clients et Pools (1-2 heures)

Enregistrez vos clients (vous pouvez les importer si vous en avez plusieurs) :

✅ Fournisseurs (en premier lieu)

Pour chaque fournisseur auprès duquel vous achetez :

• [ ] Nom de la taxe
• [ ] CIF
• [ ] Adresse
• [ ] Téléphone
• [ ] E-mail
• [ ] Conditions de paiement (par exemple "Paiement sous 30 jours")

Où : Achats → Fournisseurs### ✅ Clients Pour chaque client :

• [ ] Nom/Raison sociale
• [ ] Type (Actif, Lead, Inactif)
• [ ] Données fiscales complètes
• [ ] Email (pour envoyer les factures)
• [ ] Téléphone
• [ ] Adresse fiscale
• [ ] Mode de paiement configuré
• [ ] Remises spéciales (le cas échéant)

Où : Clients → Nouveau client

✅ Piscines

Pour chaque pool de chaque client :

• [ ] Nom descriptif
• [ ] Adresse exacte
• [ ] Coordonnées GPS (IMPORTANT)
• [ ] Type (Public/Privé)
• [ ] Paramètres à mesurer configurés
• [ ] Tâches configurées à effectuer
• [ ] Zone attribuée (si vous utilisez des zones)

Où : Fichier client → Onglet Pools

::: avertissement ⚠️ IMPORTANT Cette phase est la plus longue mais la plus importante. Sans clients et pools bien configurés, rien ne fonctionne. :::

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📌 PHASE 6 : Planification (30 min)

Configurer des itinéraires récurrents :

✅ Zones géographiques (facultatif mais recommandé)

• [ ] Créer des zones (par exemple "Zone Nord", "Zone Centrale")
• [ ] Attribuer des pools à des zones
• [ ] Définir les couleurs pour chaque zone

Où : Clients → Zones

✅ Itinéraires principaux

Pour chaque technicien et zone :

• [ ] Définir la fréquence (ex : "Lundi, Mercredi, Vendredi")
• [ ] Saison (ex : "Avril à Octobre")
• [ ] Piscines incluses
• [ ] Calendrier approximatif

Où : Planification → Itinéraires principaux

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📌 PHASE 7 : Tester le système (30 min)

Avant de commencer à l'utiliser sérieusement, faites un test :

✅ Essayez en tant qu'administrateur

• [ ] Créer une visite test
• [ ] Voir-le sur le calendrier
• [ ] Modifier la visite
• [ ] Annuler la visite

✅ Essayez en tant que technicien

• [ ] Entrez dans l'application avec le nom d'utilisateur d'un technicien
• [ ] Voir le parcours du jour
• [ ] Simuler un rapport de travail (mesurer le pH, marquer les tâches)
• [ ] Vérifiez qu'il est correctement enregistré

✅ Test de synchronisation

• [ ] Faites quelque chose sur votre mobile (application technicien)
• [ ] Vérifiez qu'il apparaît sur l'ordinateur (admin)
• [ ] Faire quelque chose sur l'ordinateur
• [ ] Vérifiez qu'il apparaît sur le mobile

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📌 PHASE 8 : Premier Vrai Jour (15 min)

Le jour où vous commencerez à l'utiliser pour de vrai :### ✅Le matin

• [ ] Caisse enregistreuse ouverte (le cas échéant)
• [ ] Vérifiez que tous les techniciens voient leurs itinéraires
• [ ] Vérifier que les techniciens ont du matériel dans leurs camionnettes

✅ Pendant la journée

• [ ] Assurez-vous que les techniciens utilisent l'application
• [ ] Résoudre les doutes sur la façon de l'utiliser
• [ ] Noter les problèmes ou les améliorations

✅ L'après-midi

• [ ] Vérifiez que toutes les pièces ont été synchronisées
• [ ] Fermer la caisse (le cas échéant)
• [ ] Effectuer des ajustements de stock si nécessaire

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🎉 PRÊT ! Et maintenant quoi ?

Si vous êtes arrivé jusqu'ici et que vous avez tout vérifié :

1. Félicitations 🎉 PoolControl est prêt à être utilisé
2. Enregistrez cette liste - Vous devrez probablement faire quelques ajustements les premiers jours
3. Parlez-en à votre équipe - Assurez-vous que tout le monde sait comment utiliser ses pièces
4. Soyez patient - Les premiers jours seront une période d'adaptation

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📞 Avez-vous besoin d'aide ?

Si une étape ne vous semble pas claire :

• 📧 info@poolcontrolpro.com
• 💬 Discutez dans l'application

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🚀 Configuration terminée

N'oubliez pas : Vous n'êtes pas obligé de tout faire en une seule journée. Prenez votre temps.

L'important est de commencer. Configurez les bases et ajoutez le reste au fur et à mesure.